En tant que cabinet d’avocats, Gattuso Bouchard Mazzone S.E.N.C.R.L. (« GBM » ou « nous ») procède à la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication de vos Renseignements personnels, dans le but de fournir des services professionnels et d’accomplir les mandats juridiques qui lui sont confiés. La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des Renseignements Personnels qui nous sont communiqués.
La Politique énonce les rôles et responsabilités des membres du personnel de GBM, en ce qui concerne la préservation de la confidentialité des Renseignements personnels collectés.
En plus de nos obligations relatives aux Renseignements personnels mentionnées ci-après, nous nous conformons à nos obligations professionnelles et déontologiques, notamment en ce qui concerne le respect de notre secret professionnel.
Si vous avez des questions concernant vos Renseignements Personnels détenus par GBM, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, Me Nadia Tomassini (ci-après désigné la « Responsable »), à l’adresse courriel suivante : ntomassini@gattusogbm.com.
Dans cette Politique, le terme « Renseignement personnel » désigne toute information relative à une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
CONSENTEMENT
EN FOURNISSANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À GBM, VOUS NOUS AUTORISEZ À RECUEILLIR, UTILISER ET COMMUNIQUER CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET TEL QU’AUTORISÉ OU REQUIS PAR LA LOI. Sous réserve d’exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à l’égard de certaines des fins déterminées en tout temps en communiquant avec le Responsable. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains des services ou renseignements qui pourraient vous être utiles. Si vous fournissez à GBM des Renseignements personnels concernant un autre particulier, vous déclarez que vous avez le pouvoir nécessaire pour le faire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce particulier afin de nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins établies dans la présente politique de confidentialité.
LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECCUEILLIS
GBM collecte vos Renseignements personnels ci-dessous lorsque vous communiquez avec nous par tout moyen (par courriel, par téléphone, sur notre site Web, etc.) :
- Votre nom
- Votre numéro de téléphone personnel ou d’affaires
- Date de naissance
- Votre adresse personnelle
- Votre adresse électronique
- Pièces d’identité
- Tout autre Renseignement personnel nécessaire à l’accomplissement de notre mandat.
LES MOTIFS POUR LESQUELS NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
GBM traite vos Renseignements personnels dans le cadre des mandats qui lui sont confiés pour les fins suivantes :
- Vous identifier, mettre à jour vos Renseignements personnels et effectuer toute vérification interne nécessaire ;
- Ouvrir, mettre à jour et clôturer votre dossier client ;
- Fournir nos services ;
- Améliorer constamment nos services ;
- Respecter nos obligations légales et déontologiques en tant que cabinet d’avocats;
- Évaluer votre candidature pour un emploi ou un stage ;
- Communiquer au Barreau les informations nécessaires en cas de plainte et collaborer aux enquêtes disciplinaires, à la conciliation, à l’arbitrage des honoraires et aux audiences ;
- Développer et améliorer notre site Web et nos services ;
- Vous transmettre des informations sur nos activités et nos offres de services professionnels, tout en vous permettant de retirer votre consentement à tout moment ;
- Prévenir et détecter la fraude, ainsi qu’évaluer et améliorer constamment nos mesures de sécurité ;
- Répondre à toute demande ou question de votre part ou d’un intervenant dans le cadre d’un mandat ;
- Vous transmettre des communications transactionnelles, comme une facture d’honoraires pour les services rendus ;
- À des fins publicitaires et de développement des affaires, y compris des invitations à des événements promotionnels.
GBM n’utilise vos Renseignements personnels qu’aux fins prévues dans cette Politique et s’engage à obtenir votre consentement pour toute autre utilisation non prévue, sauf dans les exceptions prévues par la loi.
COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
GBM, en respect de ses obligations déontologiques et professionnelles, ne divulgue en aucun cas des Renseignements personnels protégés par le secret professionnel sans avoir préalablement obtenu la renonciation de notre client à ce privilège, sauf dans les cas où nous sommes légalement tenus de les communiquer en vertu d’une loi applicable.
GBM partage les Renseignements personnels avec les personnes/entités suivantes :
- Nos prestataires de services ;
- Toute autorité gouvernementale, en réponse à une obligation légale ;
- Les intervenants dans un dossier, y compris les experts, les professionnels impliqués dans le mandat, les parties adverses et leurs conseillers juridiques ayant besoin d’accéder aux Renseignements personnels dans le contexte d’une procédure judiciaire ou d’une opération commerciale.
Lorsque GBM communique des Renseignements personnels à une personne/entité mentionnée ci-dessus, des mesures sont mises en place pour garantir la confidentialité et la sécurité de ces informations. Seuls les Renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour permettre à ces tiers d’accomplir leurs fonctions envers GBM ou dans le cadre d’un mandat sont communiqués.
GBM s’engage à obtenir votre consentement avant de communiquer ou de transmettre vos Renseignements personnels à un tiers qui n’est pas visé par la présente Politique, sauf dans les exceptions prévues par la loi.
SÉCURITÉ DES DONNÉES
La sécurité de vos Renseignements personnels est une priorité absolue pour nous. Nous mettons en œuvre tous les moyens nécessaires pour établir des mesures de sécurité efficaces afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques appropriées et raisonnables pour protéger vos Renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie ou la modification par des tiers.
GBM prend notamment les mesures suivantes pour assurer la protection de vos Renseignements personnels :
- Les Renseignements personnels collectés sont hébergés sur un serveur sécurisé;
- Nous avons des protections pour aider à prévenir et détecter les tentatives de malware, de phishing, de rançongiciel et des intrusions susceptibles de compromettre la confidentialité de nos serveurs ;
- Notre pare-feu sécurise l’ensemble du réseau et limite au maximum les intrusions externes ;
- Nos bureaux sont équipés de dispositifs de sécurité, y compris des cartes d’accès individuelles pour chaque employé pour veiller à la confidentialité de nos dossiers et l’intégrité de nos serveurs physiques ;
- Chaque employé dispose d’un ordinateur et d’un mot de passe unique pour accéder à nos serveurs en tant que méthode d’authentification pour une sécurité accrue.
DURÉE DE CONSERVATION
Vos Renseignements personnels sont conservés aussi longtemps qu’il est nécessaire de les conserver aux fins énoncées dans la présente Politique, et ce, sous réserve de tout délai de conservation imposé par la loi.
Une fois que les objectifs pour lesquels vos Renseignements personnels ont été collectés sont atteints et après l’expiration de tout délai de conservation légal, GBM procédera à la destruction ou à l’anonymisation de ces données.
Nous pourrions conserver certaines informations à des fins d’analyse, comptables, d’intégrité de la tenue des comptes, de prévention de la fraude, de recouvrement des frais, de respect de nos obligations déontologiques, d’application des conditions d’utilisation, de protection de l’intégrité du site Web ou de ses utilisateurs, ou pour d’autres motifs autorisés par la loi. De plus, si certains de vos Renseignements personnels ont été transmis à des tiers avec votre consentement, leur utilisation et conservation seront soumises à la politique de ces tiers et GBM ne pourra en aucun cas en être tenu responsable.
DROIT D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Il est essentiel que les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de tout changement.
Vous avez le droit de demander l’accès et la correction de vos Renseignements personnels.
À votre demande, GBM s’engage à confirmer l’existence de vos Renseignements personnels, à vous les communiquer et à fournir une copie dans un format technologique couramment utilisé.
Vous pouvez également exiger la rectification ou la suppression de Renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques, sous réserve des dispositions de la loi.
Vous avez le droit de demander l’arrêt de la diffusion de vos Renseignements personnels si cela contrevient à la loi, à une ordonnance judiciaire ou si certaines conditions spécifiques sont remplies. Votre demande doit être faite par écrit, en justifiant votre identité. Le Responsable s’engage à répondre dans un délai de 30 jours.
L’accès à vos Renseignements personnels est généralement gratuit, sauf en cas de frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission.
En cas de refus, le Responsable motivera sa décision, indiquera la disposition légale sur laquelle il/elle se base et expliquera les recours disponibles ainsi que leur délai.
Le Responsable fournira gratuitement et sur demande une copie du Renseignement personnel modifié ou ajouté, ou une attestation de sa suppression, et notifiera les personnes ayant reçu ces renseignements dans les six mois précédant la demande.
Le Responsable conservera le Renseignement personnel faisant l’objet de la demande pour le temps nécessaire à l’exercice de vos recours légaux.
RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment pour la communication, la conservation ou l’utilisation de vos Renseignements personnels par GBM. Pour ce faire, veuillez contacter notre Responsable dont les coordonnées sont indiquées dans la présente Politique.
Cependant, il est important de noter que si les Renseignements personnels sont nécessaires à l’exécution du mandat, le retrait de votre consentement pourrait entraîner le refus ou l’impossibilité pour GBM de fournir ses services, le cas échéant.
INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
Si GBM a des motifs de croire qu’un incident impliquant un Renseignement personnel détenu s’est produit, GBM :
- Prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent ;
- Effectuera une évaluation pour déterminer si l’incident présente un risque de préjudice sérieux ;
- Informera dans le plus bref délai possible : (i) La Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes dont les Renseignements personnels sont concernés ; et (ii) les personnes susceptibles de prévenir ou de diminuer le risque de préjudice sérieux ;
- Conservera un registre des incidents de confidentialité et ajustera ses pratiques de protection des renseignements personnels au besoin.
MODIFICATION DE NOTRE POLITIQUE
GBM se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification, nous publierons ces changements sur notre site Web et la version modifiée de la politique, ainsi que les modifications, seront disponibles sur demande auprès du Responsable. Toutefois, GBM obtiendra les consentements nécessaires conformément aux lois applicables en matière de protection de la confidentialité si le cabinet envisage de collecter, utiliser ou divulguer des Renseignements personnels vous concernant à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez donné votre consentement, à moins que la loi n’exige ou n’autorise autrement.
